Réussir l'intégration d'un nouvel arrivant

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L’accueil est une étape primordiale qu’il convient de structurer pour permettre aux nouveaux arrivants une intégration réussie et pour contribuer à l’amélioration globale de la prévention dans l’entreprise.

 

Les enjeux de l'accueil d'un nouveau salarié

Les nouveaux arrivants constituent une catégorie plus vulnérable face aux risques professionnels par manque de connaissance des dangers liés à leur environnement et ceux propres à leur activité, mais également une méconnaissance des mesures préventives requises pour maitriser les risques.

Alors que près de 15 % des accidents graves et mortels surviennent au cours des 3 premiers mois après l’embauche, un quart des accidents du travail concernent des salariés ayant moins d’un an d’ancienneté dans l’entreprise. 

La période d'intégration dans l'entreprise est un moment stratégique pour la prévention des risques professionnels.

Quelques chiffres :

  • 65% des entreprises n'ont pas de processus d'intégration formalisé
  • Pour 60% des jeunes cadres : les entreprises ne gèrent pas bien leur intégration
  • 40% des nouveaux collaborateurs ont envisagé de quitter l'entreprise, 20% dès le 1er jour
  • 4% des nouvelles recrues quittent leur job le 1er jour
  • 18,2% des CDI ne sont pas confirmés à la fin de la période d'essai
  • Les 18/24 ans ont 2 fois plus d’accidents de travail (AT) que l’ensemble des salariés 
  • Près d'un quart des accidents du travail concernent des salariés ayant moins d'un an d'ancienneté dans l'entreprise
  • Les jeunes ayant reçu une formation professionnelle en santé et sécurité au travail ont 2 fois moins d’accident du travail

Accueillir un nouvel arrivant : la démarche et les étapes

L'IMPACT POUR L'ENTREPRISE

Intégrer un nouvel arrivant dans son entreprise est une démarche trop souvent minimisée. Or les impacts d’une démarche non structurée, non organisée, peuvent être variés pour l’entreprise avec des conséquences plus ou moins importantes.

Les coûts visibles :

  • Accidentologie (méconnaissance des dangers et des moyens de prévention d’où un risque accidentogène augmenté)
  • Arrêts de travail
  • Abandon de poste
  • Turn-over plus important
  •  

Les coûts invisibles :

  • Energie déployée, la charge mentale, l’épuisement
  • Baisse de la motivation et de l’implication
  • Impact sur la cohésion d’équipe
  • Manque de compréhension des tâches à accomplir
  • Altération de la marque employeur (image de l’entreprise)
LA RESPONSABILITÉ DES DIFFÉRENTS ACTEURS

En tant qu’employeur

  • Obligation de résultat et obligation de moyens 
  • Assurer la santé physique et mentale des salariés
  • Évaluer les risques (DUERP) et assurer leur maitrise (plan d’action)
  • Responsabilité morale, juridique et pénale

Pour rappel l’accueil sécurité en entreprise permet de délivrer toutes les informations nécessaires à une prise de poste. Selon l'article L4141-2, cette étape d’accueil d’un nouvel employé est obligatoire. Ainsi, les employeurs doivent effectuer des actions d’information et de formation auprès de leurs nouveaux embauchés.

En tant que salarié

  • Favoriser l’intégration du nouvel arrivant, quelles que soient mes responsabilités
  • Assurer ma sécurité et celles de mes collègues (Art. L4122-1 du CT)
LES BÉNÉFICES D'UN ACCUEIL ORGANISÉ ET ADAPTÉ

Un accueil organisé et adapté pour l'entreprise permet de maitriser les risques professionnels et les impacts associés, mais aussi de faire de l'accueil un facteur de performance et d’attractivité pour l’entreprise.

Du point de vue des risques professionnels

  • Permettre aux employeurs de répondre à leurs obligations réglementaires
  • Améliorer la prise en compte des risques par les interlocuteurs en charge de l’accueil des nouveaux salariés et indirectement par les salariés
  • Améliorer la prévention des risques dans l’entreprise : Un bon accueil est un élément de prévention des risques psychosociaux,
  • Réduire le nombre d’accidents dans la population des nouveaux embauchés

Du point de vue de la performance et de l’attractivité

  • Réduction de l’impact financier (turn-over, accidentologie)
  • Faire gagner du temps à l’entreprise (structuration de la démarche)
  • Fidéliser les nouveaux collaborateurs
  • Renforcer la marque employeur (attractivité et image de marque)
  • Favoriser la cohésion de l’équipe

LES ÉTAPES CLÉS POUR UNE DÉMARCHE D'INTÉGRATION RÉUSSIE

Il est fondamental pour l'entreprise de construire une démarche structurée et personnalisée à son environnement, à ses équipes et au salarié accueilli.

Cette démarche doit être formalisée et partagée en associant l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

AVANT L'ARRIVÉE - LES ÉTAPES PRÉALABLES
  • Rédiger un mail/courrier d’accueil de bienvenue (quelques jours/semaine avant) en précisant qui va l’accueillir qui comment où quoi, afin que le salarié se sente attendu
  • Préparer les documents administratifs nécessaires au nouvel embauché (se référer notamment au passeport prévention)
  • Communiquer en interne : prévenir l’équipe (nom, photo, missions principales), culture de l’accueil à développer en amont
  • Préparer le poste de travail avec mise à disposition : 
    • du matériel nécessaire et fonctionnel (ex : code accès informatique, badge, ordinateur, clés, téléphone, les équipements de protection individuelle, etc.)
  • Détermination d’un tuteur, d'un parrain (bien définir le rôle, les missions et le temps du parrain)
  • Programmation du parcours d’intégration (processus d’accueil personnalisé)

À noter : 

Le livret d’accueil est un outil d'accueil du nouvel arrivant, mais ne suffit pas à une démarche réussie. Il ne se substitue pas à un véritable parcours d'intégration.

LORS DE L'ARRIVÉE
  • Rencontre (et présentation) des membres de l’équipe, du tuteur et du parrain
  • Présentation de l'entreprise / ses règles de fonctionnement / son actualité
  • Présentation des différents interlocuteurs internes (RH, la comptabilité…)
  • Visite de l’entreprise et de l’environnement de travail
  • Présentation et mise à disposition des documents et informations obligatoires
  • Concernant le poste de travail et l’activité 
    • Présentation de l’organisation du travail (horaires, réunions, etc.)
    • Mise à disposition du matériel nécessaire et fonctionnel (ordinateur, code d’accès, badge, clés, équipements de protection individuelle…)
    • Présentation et mise à disposition  des documents et informations spécifiques au poste (fiche de poste, notices de poste…
    • Sensibilisation du nouvel arrivant aux risques spécifiques de son poste de travail et les moyens de prévention mis en place par l’employeur
APRÈS L'ARRIVÉE : LE SUIVI

Prévoir des points réguliers avec le tuteur (débriefing à programmer)

  • Echanger/évaluer sur les difficultés rencontrées (point d’étonnement)
  • Formalisation de l’échange (fiche d’évaluation, démarche progrès)
  • Mise en œuvre et suivi des solutions proposées

Pour information, un salarié est opérationnel à son poste dans un délai estimé entre 9 mois et 1 an.

Au-delà des points formalisés, cette période de suivi nécessite de rester disponible.

DES RESSOURCES POUR ALLER PLUS LOIN

Des outils destinés à l’accueil des nouveaux arrivants sont disponibles en ligne.

OUTIL PRATIQUE - Aide mémoire pour mettre en place une démarche structurée - Avant, pendant et après l'arrivée du salarié

Le SSTRN vous propose en téléchargement un document aide mémoire pour réussir l'intégration d'un nouveau salarié. Ce document pratique a pour objectif principal de vous aider à structurer la démarche d’accueil d’un nouvel arrivant dans votre entreprise, il n'est pas exhaustif, mais vous guide dans les étapes essentielles.

Votre équipe santé travail reste à votre disposition pour vous accompagner et vous conseiller si vous le souhaitez. 

 

Réussir l'intégration d'un nouvel arrivant, pas si compliqué !

Réunion d'information

Si vous souhaitez aller plus loin, une réunion d'information est proposée par les équipes santé travail du SSTRN "Réussir l'intégration d'un nouvel arrivant"

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