Soigner son plan d'action

La reprise de l'activité de l'entreprise doit se vivre comme un projet portant des dimensions organisationnelles, techniques et humaines, inscrit dans un délai de mise en œuvre court. Pour réussir ce projet, il faut d'abord le réfléchir et formaliser son plan d'action.

 


 

Identifier les actions prioritaires et les planifier

La réussite de la formalisation d'un plan de reprise passe par une étape d'identification des actions prioritaires à mener pour assurer la reprise de l'activité de l'entreprise dans des conditions optimales de sécurité des salariés. Des actions peuvent être prioritaires parce qu'elles sont cruciales, sinon importantes pour la sécurité du personnel ou le fonctionnement de l'entreprise. D'autres, moins importantes a priori, peuvent être également prioritaires parce que leur réalisation est nécessaire à d'autres qui viendront ensuite.

Il s'agit, dans la réflexion qui prévaut à la formalisation d'un plan de reprise, de définir des actions et de les planifier en identifiant, pour chacune :

  • les délais d’action pour tenir les objectifs fixés ;
  • les moyens nécessaires pour la mise en œuvre (humains, techniques ou matériel, financiers) ;
  • la personne en charge du pilotage de l’action.

Idéalement, pour mener à bien le plan global, ce travail est à faire pour l’ensemble des secteurs de l’entreprise :

  • gestion du personnel
  • organisation du travail
  • approvisionnements en matière premières ou pièces détachées
  • communication
  • contact avec les clients
  • maintenance et services généraux
  • formation
  • veille d'information
  • etc.

Quelques exemples d'actions à mettre en place ou de questions à se poser :

  • pour la gestion du personnel : arrêt du chômage partiel, consultation des instances représentatives du personnel en cas d’aménagement d’horaires…
  • pour les approvisionnements et les achats : quel stock de matières premières, quelles marchandises, quels matériels, équipements,…
  • pour les relations commerciales : anticipation des commandes, finalisation des commandes en attentes, contact des clients…
  • pour la maintenance : actions nécessaires au redémarrage, vérification du bon fonctionnement des installations…


 

Définir l’organisation du travail et les mesures de prévention

Après une période de confinement de deux mois, les salariés vont retrouver une entreprise dont le fonctionnement sera modifié, parfois profondément. Pour assurer la mise en œuvre de mesures de précaution sanitaire permettant de répondre aux recommandations des autorités sanitaires et gouvernementales, les employeurs vont devoir réinventer l'organisation du collectif de travail.

Aucune règle n'est de mise en la matière tant les organisations et les contraintes sont différentes selon les secteurs d'activité, les tailles d'entreprises ou même plus simplement la configuration des locaux. Il convient pourtant de définir l'organisation des différents secteurs de l'entreprise en pensant à :

  • identifier des postes pouvant être réalisés en télétravail ;
  • redéfinir les flux humains et matières dans les locaux ;
  • aménager les postes de travail en fonction…
    • des ressources matérielles et humaines disponibles,
    • de la redéfinition des modes opératoires,
    • des moyens de prévention collectives à mettre en place,
    • de la disponibilité des protections individuelles.
  • renforcer les règles d’hygiène et de nettoyage ;
  • définir des règles d’utilisation des locaux sociaux que sont les vestiaires, les sanitaires, le réfectoire, les fumoirs.


 

Informer le personnel sur les modalités de la reprise

L'employeur doit avoir à l'esprit que les salariés qui vont reprendre le travail dans l'entreprise ont vécu la période de confinement entre gardes d'enfants avec école à la maison, vie familiale les uns sur les autres en permanence, absence de vie sociale, manque de cadre clair pour télétravailler, perte du lien avec les collègues… Le retour au travail dans l'entreprise s'accompagnera d'inquiétudes diverses, dont celles liées à une nouvelle organisation, de nouvelles procédures métiers ou les contraintes liées aux précautions sanitaires.

Il est nécessaire de prévoir une information des salariés en amont de la reprise sur les conditions de reprise, les points de vigilance, les gestes barrières.

Le jour J, il s'agira d'organiser un accueil au poste de travail, une formation si nécessaire aux nouvelles procédures, une écoute empathique à l'égard du vécu individuel, une présence managériale constante.

 Consulter dans ce dossier la page Informer les salariés, les former aux procédures


 

Définir les modalités de vérification de l’efficacité de l’organisation

Une fois la nouvelle organisation et les mesures de précaution sanitaire mises en place, il faudra définir les modalités de vérification et de contrôle de l’efficacité de la nouvelle organisation, en premier lieu au regard de la protection des salariés. Et faire les ajustements et les correctifs qui seraient nécessaires.

  • Vérifier l’efficacité de l’organisation mise en place et son applicabilité.
  • S’assurer de la disponibilité de l’équipement nécessaire.
  • S’assurer de la mise à disposition et de la bonne utilisation des moyens de prévention collectifs et des protections individuelles.
  • Échanger avec les équipes pour identifier les axes d’amélioration.

 


 

Mettre à jour son évaluation des risques professionnels

L’employeur doit réévaluer les risques professionnels en cas de changement dans le fonctionnement de l'entreprise. Ce n’est pas forcément une démarche compliquée puisqu'il s'agit concrètement de passer en revue les circonstances dans lesquelles les salariés peuvent être exposés au virus et mettre en œuvre les mesures nécessaires pour éviter ou, à défaut, limiter le risque.

Concrètement, il convient d’ajouter dans le Document Unique :

  • les nouvelles situations dangereuses identifiées ;
  • les mesures de prévention et protection actuellement mises en place ;
  • les niveaux de risque (tirés de la combinaison gravité et probabilité d’occurrence) ;
  • les mesures de prévention à prévoir (à insérer dans le plan d’actions).

 Consulter dans ce dossier la page Mettre à jour le Document Unique

 


 

Un exemple de checklist pour ne rien oublier

Afin de vous accompagner au mieux dans la définition de votre plan de reprise, nous vous donnons une checklist indicative pour ne pas oublier une étape importante. 

  Nommer un référent COVID

  Identifier les postes qui doivent rester en télétravail

  Réorganiser les postes de travail en atelier et open space

  Organiser la rotation des équipes

  Définir les règles de précautions sanitaires

  Définir des règles de circulation dans les locaux

  Organiser pour limiter l’accès aux locaux sociaux

  Mettre en place les protections collectives

  Fournir les protections individuelles et les consignes associées

  Identifier les salariés souffrants ou à risque

  Renvoyer en télétravail les collègues d’un salarié ayant les symptômes du Covid

  Généraliser les réunions hybrides

  Vérifier le système de climatisation

  Renforcer les prestations de nettoyage

  Informer et former les salariés


Ce contenu est généraliste à la date de mise à jour de cette page et susceptible de modification en fonction des recommandations des autorités sanitaires. Pour tout conseil personnalisé, contactez votre médecin du travail.